Análisis de Pareto

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El análisis de Pareto es una técnica muy sencilla que ayuda a analizar y luego seleccionar los cambios más importantes que deban realizarse en pos de solucionar un problema. Es útil para concentrar los esfuerzos en los aspectos más importantes y rentables de ese problema, evidenciado que los recursos son escasos y que debemos maximizar beneficios a la vez que minimizar los costos de trabajar en ello.

Este análisis hace uso del Principio de Pareto, que dice que el 20% de una acción producirá el 80% de los efectos. El análisis de Pareto es entonces muy útil cuando debemos decidirnos por uno de varios cursos de acción, al evidenciar cuál es ese 20% de esfuerzo en solucionar el problema que implicará el 80% de beneficios de haberlo solucionado.

La técnica del Análisis de Pareto:

Para empezar a utilizar la herramienta, escriba una lista de cambios que se puedan hacer. Si tiene una lista muy larga, agrupe los cambios según estén relacionados.

Luego, puntúe cada ítem. El sistema de puntos que use dependerá del tipo de problema que está tratando de solucionar. Por ejemplo, si está intentando mejorar la rentabilidad, la puntuación será sobre la base del beneficio que cada ítem podría generar. Si está tratando de mejorar la satisfacción del cliente, el sistema de puntuación puede basarse en el número de quejas que eliminará con cada uno de los ítems.

El primer cambio a hacer es aquel que tenga mayor puntuación. Este cambio es el que le daría mayor beneficio si lo resolviera.

Los ítems con puntuaciones más bajas probablemente ni siquiera merezcan su molestia ya que la solución de estos problemas puede costarle más de lo que realmente valen.

Ejemplo:

Un gerente se hace cargo de un centro de servicios que no funciona bien. Luego de investigar las razones por las que los clientes piensan que el servicio es pobre, obtiene los siguientes resultados:

  1. Los teléfonos suenan largamente antes de ser contestadas las llamadas
  2. El personal parece estar distraído y trabajar bajo presión
  3. Los ingenieros no parecen estar bien organizados. Necesitan visitas extras para traer más piezas. Por lo tanto, el cliente tiene que tomarse más tiempo para atenderlos.
  4. Los clientes no saben a qué hora llegarán los ingenieros. Esto significa que el cliente puede necesitar estar todo el día disponible a la llegada de este personal.
  5. El personal parece no siempre saber lo que hace.
  6. A veces, cuando el ingeniero llega, el cliente se da cuenta de que el problema pudo haber sido resuelto con una llamada telefónica.

El gerente agrupa tu problema y les asigna puntuaciones según el número de quejas. La lista queda como la que sigue:

  • Falta de capacitación del personal: ítems 5 y 6: 51 quejas
  • Poco personal: ítems 1, 2, 4: 21 quejas
  • Mala organización y preparación: ítem 3: 2 quejas

Al hacer el análisis de Pareto, el gerente puede ver mejor que la gran mayoría de los problemas (69%) puede ser resuelto mediante la mejora de las actitudes y aptitudes del personal.

Una vez hecho esto, quizás merezca la pena ver el aumento del número de miembros del personal. Pero quizás, luego de la capacitación, los funcionarios sean más capaces de resolver problemas por teléfono, y la necesidad de más personal disminuya.

Mediante la realización de un análisis de Pareto, el administrador puede centrarse ahora en la capacitación como tema principal, en vez de poner esfuerzo en tomar más personal, o incluso en instalar un nuevo sistema informático.

Nota:
Este análisis es sólo una aplicación del importante Principio de Pareto o Regla del 80/20. Muestra la falta de simetría que aparece casi siempre entre el esfuerzo en el trabajo y los resultados obtenidos. Esto puede analizarse en cada una de las actividades de valor (Leer Cadena de Valor). Las cifras 80 y 20 son ilustrativas. Vilfredo Pareto fue un economista italiano que tomó nota de que aproximadamente el 80% de la riqueza era propiedad de sólo el 20% de la población. Éste fue el caso en casi todas las sociedades de estudió.

Qué otras preguntas puede responder Pareto?

– Calidad: ¿Cuáles son las fallas de calidad en las que debo concentrarme para obtener el mejor beneficio por haberlas solucionado? Regla 80/20: El 20% de los defectos, al ser solucionados, representarán un 80% de mejora en el producto. Encuentre ese 20% de defectos y concéntrese en ellos.

– Atención al cliente: ¿Cuáles son mis clientes más importantes? El 20% de sus clientes representan el 80% de sus ganancias. Identifíquelos para poder darles un servicio Premium y no perderlos de vista.

– Cual es el 20% de los productos de mi cartera de productos, que significan el 80% de las ventas.

– Muchas más!

Síntesis:

Para qué se utiliza:

  • Pare evidenciar prioridades de acción
  • Para la toma de decisiones efectivas

Cómo se aplica:
Investigando, clasificando datos, cuantificando datos y analizando resultados.

Cuándo aplicar:
Cuando hay más de un curso posible de acción

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