02. Marketing

Presentaciones profesionales con Power Point

Ya sea para material de marketing, ventas, para ser mostrado en congresos, ferias, tradeshows, reuniones, o incluso en cursos tradicionales o de elearning, las presentaciones Power Point son las más elegidas y utilizadas como herramienta complementaria para tal fin. Aún así, un gran porcentaje de esas presentaciones adolecen del cumplimiento de reglas básicas de diseño que no sólo persiguen el fin de mostrar “un material elegante”, sino también el de comunicar efectivamente y lograr los objetivos de tal trabajo, ya sea el de dar a conocer un nuevo producto, o el de abordar temas de física cuántica en la universidad.

Nos proponemos entonces ayudar a reflexionar sobre algunos puntos que mejorarán notablemente el diseño de sus presentaciones, con el posterior logro de haber hecho una comunicación eficaz y profesional.

  • Paso uno: planifique su presentación: Recuerde que la presentación no es más que una ayuda visual y que el foco de atención del público debe ser ¡USTED!. Debe estar cómodo consigo mismo y conocer bien su material. Puede incluso tener notas a mano que le recuerden toda la información que desea presentar en forma oral.
  • Paso dos: recuerde que la presentación es sólo una ayuda, planifique las diapositivas. Use viñetas para destacar los puntos principales (una regla es: no más de 7 por diapositivas y con no más de 7 palabras cada una). Si usted se encuentra a sí mismo escribiendo palabra por palabra lo que va a decir, ahórrele a la audiencia la molestia de leerlas. Resuma ideas y enumere sólo los puntos principales.
  • Paso tres: agregue contenido multimedia como imágenes y gráficos a su presentación pero sólo si se amplían los objetivos. No añada algo sólo porque “se ve bien”, ya que sólo logrará distraer a su público e irá en detrimento de sus objetivos. No vale la frase “una imagen, mil palabras”, si la imagen está fuera de contexto.
  • Paso cuatro: seleccione una plantilla y un esquema muy sencillo de colores para su presentación.
    Una plantilla con pocos colores, pocas fuentes, pocas imágenes y animaciones y poco texto es lo ideal.

Cinco errores comunes de diseño visual en presentaciones Power Point

1. No considerar el impacto del diseño visual: lo que muestre en una diapositiva significa algo. Cuando la diseña, agrega contenido y objetos visuales, genera un mensaje, sea o no esa su intención. No se trata sólo de hacer que la presentación se vea bien, el diseño visual marca el tono de la presentación. Todo lo que muestre en una diapositiva significa algo. Es su trabajo asegurarse de que esa comunicación sea la que planificaba.

En esta presentación se ha escogido una imagen que aparece en la parte superior izquierda, de un hombre que se encuentra boca abajo. Tiene dos artefactos que no se logran distinguir y eso hace al mensaje bastante confuso. También hay con un texto tipo eslogan y un número de teléfono de contacto. Esa imagen es parte de la plantilla, lo que significa que aparece en todas y cada una de las diapositivas.

El error aquí es el de usar una imagen que se supone es del diseño de fondo, que llama mucho la atención. Fíjese cómo en siguientes diapositivas donde se muestran otras imágenes de productos que se desean vender, hay una competencia clara de atención entre un hombre que se encuentra boca abajo y los productos presentados.

2. Falta de unificación: la presentación posee una idea central u objetivo y el diseño visual debe ser construido en función de ello. La disposición de los elementos en la pantalla debe ser consistente. El público debe reconocer y anticipar el lugar donde aparecerá nueva información. Esto da un sentido de orden y continuidad. El diseño visual debe complementar la experiencia del público y no competir con él. Use grillas para planificar dónde poner texto e imágenes y cree una disposición, o varias –aunque no más de 3 -, que luego reutilice en las siguientes diapositivas.

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3. Gráficos que no coinciden: puede usar imágenes para reforzar ideas y complementar su presentación sin salirse de los objetivos del mismo. Pero tenga mucho cuidado. Aún cuando el agregado de imágenes cumpla con esa regla, hay otras reglas ligadas a lo visual que se deberán seguir. Use gráficos de forma consistente: no mezcle diseños ni formatos (cliparts con fotografías o con gráficos). Esto nos recuerda el punto anterior acerca de la unificación. Los gráficos deben dar la idea de ser todos partes de una sola presentación. Preferentemente, no use cliparts, pero si lo hace, asegúrese de que todos presenten el mismo diseño (colores, trazos, estilo).

Error típico de diseño: imágenes discordantes en tamaño, colores, diseño, y tipo

4. Uso confuso del contraste: para la comunicación visual, el contraste es uno de los elementos más críticos. Su trabajo es lograr la atención del público. El contraste le permite lograr este objetivo ya que resaltan las diferencias.

Las personas tienden a usar el contraste en sus presentaciones pero a veces el uso es no intencional, lo que significa que el presentador puede llevar a distraer a la audiencia o a que ella se enfoque en puntos con menor importancia que él mismo no se había propuesto.

Hay muchas formas de agregar contraste a las pantallas. Por ejemplo, cambiar el tamaño o la forma de los elementos, jugar con colores o ubicación de objetos, siempre teniendo en cuenta las reglas ya explicadas.

5. Mal uso de fuentes: las fuentes sólo sirven a unos pocos propósitos. Primero, para mostrar texto a ser leído, lo que lleva a decidir el estilo de fuente que funcionará mejor, dependiendo del tamaño de la pantalla, de la distancia del lector a la pantalla, etc. (¿panatalla de computadora?, ¿pantalla gigante?, ¿widescreen?).

Debe usarse un correcto tipo y tamaño de fuente. En la mayoría de los casos, una fuente tipo san serif es la que mejor funciona para pantallas de computadoras.

La fuente elegida debe también encajar con el tema elegido y el diseño global de la presentación. Para una presentación formal, de tipo tradicional, seguramente no usará comic sans. De la misma forma, si quiere darle a su presentación un tono informal y relajado, probablemente no usará Times New Roman.

Debe ver a las fuentes en la pantalla no sólo como texto que va a ser el leído por el público sino también como un elemento gráfico que comunica un significado adicional.

Por último, lo dejo con una presentación de Alexei Kaptever sobre errores en la creación de Power Points. (en inglés)

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    Tema: 02. Marketing

    5 comentarios para “Presentaciones profesionales con Power Point”

    1. es un material muy util no solo para cualquier profesional sino para los futuros profesionales

    2. Gracias por la información, un aplauso para Alexei Kapterev.
      Ahora que estoy en la universidad, sería bueno que varios compañeros recibieran esta información (les será muy útil)
      Saludos

    3. Gracias Lu, este es un tema con gran interés general. Hay mucho escrito sobre el tema, pero intentaré seguir con más recomendaciones. Saludos!

    4. Presentaciones profesionales con #PowerPoint | Estr@tegia Magazine | http://bit.ly/baeDcS

    5. Tengo entendido que en las presentaciones de power point no deben ponerse puntos al terminar la idea contenida en cada bullet. Me podrían decir si esto se aplica solo a las presentaciones en inglés o si también se aplica al español y cual es la razón de no hacerlo.

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