Las reuniones en el mundo virtual

Las reuniones en el mundo virtual
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Cómo las conferencias por Internet pueden ahorrarle dinero y tiempo.
Por Larry Denton*

El cara a cara, las reuniones alrededor de una mesa son cosas de todos los días en la vida laboral. Hoy, sin embargo, las organizaciones con y sin fines de lucro, están cambiando cada vez más hacia las conferencias por Internet para realizar seminarios en línea (Webinarios), entrenamiento, asistencia técnica, y las reuniones tradicionales que se realizan en toda organización. ¿Cómo funcionan las conferencias por Internet y qué herramientas necesita para empezar este proceso por sí solo?

Este tremendo aumento se ha producido en parte por aspectos económicos: menos facturas de hoteles, menos pasajes de aviones, menos tiempos perdidos de espera en aeropuertos; en resumen, ningún costo elevado de viajes. Un ahorro  valioso de tiempo y dinero. En segundo lugar, la conveniencia es un jugador clave. Todo lo que necesita para una conferencia cara a cara con cualquier otra persona en el mundo es una computadora conectada a Internet.

El factor más importante para inclinarse por las conferencias por Internet, sin embargo, es a menudo sobre mirado. A diferencia de las primeras tecnologías que reemplazaron a las reuniones personales (teléfono y correo electrónico, por ejemplo), las conferencias en la Web permiten combinar lo visual con lo auditivo y la interacción. A causa de esta naturaleza, las conferencias en la Web pueden apelar a diferentes estilos de aprendizaje y ofrecer a las organizaciones muchas de las posibilidades que tenían sólo en las reuniones cara a cara.

¿CÓMO FUNCIONAN LAS CONFERENCIAS POR INTERNET?
Los participantes se unen a una conferencia diseñada por un líder o presentador. Mientras están en la conferencia, los participantes pueden ver las diapositivas de una presentación del líder, realizar un paseo por la Web, e interactuar utilizando un pizarrón. Las características interactivas adicionales permiten a los participantes realizar preguntas y votar por ciertos temas.

Comienza a ser más común la característica de compartir aplicaciones que permite al presentador proporcionar ayuda a otro, y algunos servicios ofrecen VoIP (Voz Sobre Protocolo de Internet) y video para que la voz y la imagen puedan ser enviadas por Internet. Es posible hoy en día que un grupo grande de personas puedan compartir datos y gráficos sin tener que reunirse en la misma ubicación física. ¡Las posibilidades son interminables!

Si su negocio tiene clientes u oficinas en varias ubicaciones a través del país o alrededor del mundo, usted probablemente gasta una cantidad bastante grande de dinero cada mes en llamados de larga distancia. Con la tecnología económica actual para conferencias por la Web, usted puede consolidar todas sus comunicaciones a través de una sola cuenta. Teniendo su propio servidor dedicado interno cualquier compañía puede tener el control completo sobre su red de comunicaciones, y ahorrar dinero al mismo tiempo.

Ciertas consideraciones claves deben ser tenidas en cuenta al escoger las conferencias por Internet. Precio – en este campo relativamente joven, el precio suele estar sobredimensionado y el producto más costoso quizás no sea el que mejor se adapta a sus necesidades individuales.

El soporte del sistema operativo sea quizás también un factor determinante, dependiendo de si usted corre servidores Unix o servidores Windows. Los usuarios de Macintosh están más limitados.

Si usted tiene acceso limitado a su servidor Web, debería escoger un producto que sea fácilmente instalado y administrado, así que las capacidades administrativas son una consideración adicional.

Otro factor importante es el potencial o la posibilidad de personalizar el producto para que se adapte al estilo y necesidades únicas de su negocio. Algunos productos ofrecen mucha flexibilidad, mientras que otros sistemas de conferencias, especialmente productos freeware, vienen con el código fuente abierto, permitiéndole cambiar lo que usted desee.

Todavía, no hay un sistema de conferencias que sobresalga en todo. No hay un solo producto que se adapte a todo y que sea la “mejor” elección para cada situación. Tómese su tiempo, haga una investigación, y un análisis cuidadoso de sus necesidades. Esto lo ayudará a encontrar el producto que se corresponda mejor con su circunstancia particular.

SOBRE EL AUTOR
Larry Denton es un maestro de historia jubilado que enseñó 33 años en Hobson High en Hobson, Montana. Es actualmente V.P. de Elfin Enterprises, Inc., un negocio de Internet que proporciona información útil y valiosa sobre una variedad de temas. Para una sala de reuniones repleta de información, recursos y  sugerencias con respecto a conferencias en la Web visite:
http: //www.WebConferencingDesk.com

Algunos programas de conferencias por Internet:

En español:
www.webex.com/fileadmin/Latin_America.html

Sólo en inglés:
www.elluminate.com

Consulte a [email protected] si desea recibir asesoramiento acerca de programas para conferencias en Internet.

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