Gestión de Proyectos: ¿Qué es y cuáles son las metodologías más utilizadas para llevar a buen puerto un proyecto?

La Gestión de Proyectos o Project Management es el proceso de ✔️ organizar, ✔️ planificar y ✔️ gestionar el tiempo, la técnica y los costos para un proyecto específico. Simplifica todo el proceso utilizando técnicas, conocimientos y habilidades para llevar a cabo las diferentes actividades del proyecto.

La disciplina de la administración de proyectos consta de:

• Procesos de Administración de Proyectos
• Fases de Administración de Proyectos
• Roles de Administración de Proyectos
• Herramientas de Administración de Proyectos
• Metodologías de Administración de Proyectos

Pero primero, ¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es una serie de tareas con un objetivo específico (o entregable) que debe completarse en un período de tiempo establecido y, al finalizar, se crea un producto o servicio. Los proyectos son únicos porque tienen un final o deben terminarse en algún momento, a diferencia de otras funciones comerciales que se repiten o continúan regularmente.

Importancia de la Gestión de Proyectos para Cualquier Negocio

Las empresas siempre están generando ideas creativas o nuevas ideas y cuentan con energía y recursos para convertirlas en realidad. Sin embargo, estas ideas requieren ✔️ cuidado, ✔️ análisis, ✔️ planificación y ✔️ ejecución organizada.

Las empresas que no utilizan la metodología de Administración de Proyectos tienden a realizar más trabajo con menos beneficios. Esto ocurre porque la mayor parte de su tiempo se desperdicia realizando tareas sin tener visibilidad del progreso en tiempo real del proyecto, de las tareas y los recursos.

Los beneficios clave de la Administración de Proyectos incluyen:

• Colaboración en equipo.
• Planificación y programación más fluidas.
• Mejor gestión del tiempo.
• Reducción de costos.
• Entrega a tiempo.

Enfoque de la Gestión de Proyectos o Tipos de Administración de Proyectos

Se han desarrollado muchos tipos de administración de proyectos o metodologías para satisfacer las necesidades específicas de ciertas industrias o tipos de proyectos. El tipo que se utiliza depende de la preferencia del director del proyecto o de la empresa cuyo proyecto se está gestionando.

Algunos de los tipos son:

• Enfoque de Administración de Proyectos Tradicional: Este enfoque, también conocido como «cascada», requiere que cada tarea se complete antes de que comience la siguiente. Las etapas son lineales y el progreso fluye en una dirección, como una cascada. Por lo tanto, es importante prestar atención a las secuencias de tareas y los plazos en este tipo de administración de proyectos.
• Enfoque de Administración de Proyectos Ágil: La metodología ágil es un proceso iterativo centrado en la supervisión continua y la mejora de los entregables. En su núcleo, los entregables de alta calidad son el resultado de proporcionar valor al cliente, interacciones de equipo y adaptación a las circunstancias comerciales actuales.
• Enfoque de Administración de Proyectos Lean (LPM): Esta metodología trata de evitar el desperdicio, tanto de tiempo como de recursos. Los principios de esta metodología se derivaron de las prácticas de fabricación japonesas.

Componentes de la Administración de Proyectos

• Determinar por qué se necesita el proyecto.
• Determinación de los requisitos del proyecto, calidad de los productos entregados, evaluación de recursos y tiempo.
• Preparación de justificación empresarial para justificar inversiones.
• Provisión, contrato de empleo y financiamiento.
• Desarrollo e implementación del plan de administración de proyectos.
• Gestión y motivación del equipo para implementar el proyecto.
• Gestión de riesgos, problemas y cambios en un proyecto.
• Monitorear el progreso en la implementación del plan.
• Gestión del presupuesto del proyecto.
• Mantenerse en contacto con los interesados y la organización del proyecto.

Proceso o etapas de la Gestión de Proyectos

Las etapas de la administración de proyectos pueden depender del tipo de proyecto, pero cuando desglosamos cada etapa en pasos realizables, se crea una estructura para administrar un proyecto:

1. Inicio del Proyecto

• Documentación.
• Formación del equipo.
• Rol del Director del Proyecto.

2. Planificación del Proyecto

• Crear una lista de tareas.
• Asignar un presupuesto.
• Plan de gestión de riesgos.
• Plan de comunicaciones.
• Crear un cronograma del proyecto.
• Asignar tareas.

3. Ejecución del Proyecto

• Gestión de tareas.
• Gestión del cronograma.
• Gestión de costos.
• Gestión de calidad.
• Gestión de cambios.
• Gestión de adquisiciones.
• Gestión de recursos.
• Colaboración.

4. Monitoreo del Proyecto

• Supervisar el proceso.
• Generar informes.

5. Cierre del Proyecto

• Transferir entregables.
• Confirmar la finalización.
• Revisar la documentación.
• Liberar recursos.
• Realizar una revisión de calidad.

La administración de proyectos implica mucho más que mantener un control sobre el triángulo de gestión que comprende ✔️ el tiempo, ✔️ el presupuesto y ✔️ el alcance.

Con la metodología o enfoque adecuado en la administración de proyectos, se desarrolla un impacto positivo que influye en más que solo la entrega de tareas y objetivos.

Roles del Director de Proyectos (PM)

El Director de Proyectos desempeña un papel vital, ya que asegura que las tareas se asignen según lo planeado y aporten valor y oportunidades adicionales al negocio. Se asegura de que el resultado de los proyectos esté alineado con los objetivos imperativos de la empresa.

La administración de proyectos proporciona liderazgo y orientación a los proyectos, eliminando obstáculos y bloqueos al liderar e inspirar al equipo para alcanzar objetivos.

Los diferentes roles del Director de Proyectos incluyen:

• Gestión del Alcance: Definir el trabajo necesario para completar las actividades del proyecto.
• Gestión de Tareas: Planificar tareas y definir sus entregables.
• Gestión de Recursos: Utilizar personas, capital, materiales y todos los demás recursos eficientemente.
• Gestión de Equipos: Reunir y liderar un equipo.
• Gestión de Horarios: Analizar la duración de las actividades para crear un cronograma del proyecto. Una vez que comienza la fase de ejecución, se debe monitorear el estado del proyecto para actualizar la línea de base del cronograma.
• Gestión de Calidad: Establecer una política de calidad para los entregables del proyecto e implementar procedimientos de aseguramiento y control de calidad.
• Gestión de Costos: Estimar los costos y crear un presupuesto.
• Gestión de Interesados: Satisfacer las expectativas de los interesados y comunicarse con ellos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Gestión de Riesgos: Identificar, monitorear y minimizar los riesgos del proyecto.
• Informe de Estado: Supervisar y seguir el progreso y el rendimiento mediante la generación de informes y otros documentos.

Herramientas o Software de Administración de Proyectos

Las herramientas de administración, que incluye el software de gestión de proyectos, son plataformas que permiten a los directores ✔️ planificar, ✔️ observar y ✔️ reportar los problemas en los proyectos, así como ✔️ colaborar, ✔️ asignar y ✔️ hacer un seguimiento de las horas de trabajo en cada etapa del progreso del proyecto.

Una herramienta sólida de administración de proyectos empodera a los equipos para gestionar todos los detalles importantes para el éxito del proyecto.

Algunas de las características clave que debe tener un software de administración de proyectos incluyen:

Gestión de Tareas

• Autoridad completa sobre la ejecución del proyecto.
• Mayor transparencia para el equipo del proyecto.
• Mayor alineación del equipo con el objetivo común.
• Colaboración sin problemas en las tareas.
• Plataforma centralizada para todo el equipo.
• Ahorro de tiempo al crear informes de estado manualmente.
• Mejor alineación con los procesos probados y probados con el tiempo.
• Mayor coordinación y espíritu de equipo.
• Fuerza laboral motivada con una mayor productividad.

Gestión de Recursos

• Al gestionar adecuadamente a los miembros del equipo, se evita la sobrecarga de recursos, el agotamiento de los empleados, el estrés no deseado y la ansiedad.
• Los beneficios tácticos de la gestión de recursos incluyen una ✔ mayor productividad, la ✔ finalización oportuna de iniciativas, la ✔ asignación de recursos a los proyectos más rentables, la ✔ minimización de la reserva de recursos, la ✔ prevención de conflictos y caos, y la ✔ entrega óptima de servicios y apoyo.

Gestión de Roles de Usuario

• La gestión de roles de usuario y el control de acceso ayudan a restringir el acceso no autorizado a la información confidencial del proyecto.
• Los beneficios incluyen definir roles personalizados y roles como director de proyecto, director de desarrollo, director de recursos o desarrollador senior, o los interesados de sus proyectos. Definir permisos de acceso personalizados para los roles. Agregar un rol específico del proyecto para asignar a cualquier individuo para cada proyecto y definir los permisos de acceso para los roles. Crear y asignar tareas privadas a su equipo.

Tablero Kanban

• Al aplicar este enfoque a la gestión de proyectos, el flujo de trabajo se vuelve transparente y visual.
• Todo el trabajo se divide en tareas manejables.
• Recopila toda la información importante necesaria para una tarea.
• Se puede adaptar a su equipo y proceso.
• Le proporciona un estado de trabajo adecuado bajo un mismo techo.

Informe y Análisis

• También le permite justificar los cambios realizados en el plan del proyecto.
• Permite, por ejemplo, obtener información sobre los usuarios que han iniciado sesión en las semanas anteriores, número de tareas creadas, número de tareas actualizadas, número de tareas cerradas, horas dedicadas y almacenamiento utilizado. Visualizar informes de estado del proyecto personalizados. Estado de tarea individual con la cantidad de tareas creadas y actualizadas de cada día. Lista de proyectos a los que accedió o se inscribió anteriormente y su estado actual.

¿Qué es una Oficina de Administración de Proyectos (PMO)?

Una Oficina de Administración de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) es un grupo o departamento dentro de una empresa, agencia o entidad que define y mantiene estándares para la administración de proyectos en la organización.

La PMO se esfuerza por estandarizar e introducir economías de repetición en la ejecución de proyectos. La PMO es la fuente de documentación, orientación y métricas sobre la práctica de la gestión de proyectos y la ejecución.

Las funciones de la PMO incluyen:

• Gestión del Rendimiento
• Gestión del Cronograma
• Gestión de Calidad
• Gestión de Comunicaciones
• Gestión de Proveedores

¿Qué son los Objetivos y Resultados Clave (OKR)?

Los Objetivos y Resultados Clave (OKR) son un proceso y una fórmula sencillos que ayudan a establecer y definir objetivos. En las organizaciones, son la clave para alinear tareas diarias con un objetivo organizativo específico.

En la gestión de proyectos, la transparencia y la responsabilidad son fundamentales para el éxito del proyecto. En la metodología de administración de proyectos ágiles, se identifican ciertos objetivos del proyecto junto con resultados clave para medir el rendimiento.

¿Qué es una Metodología de Administración de Proyectos?

Mantener organizado a su equipo en torno a un proyecto es, a menudo, más fácil decirlo que hacerlo. Afortunadamente, seguir una metodología de gestión de proyectos puede ayudar a organizar su proyecto en un proceso estructurado y simplificado. Facilita la colaboración del equipo y mejora la organización de los proyectos.

Los expertos en gestión de proyectos coinciden en que la mayoría de los proyectos se benefician cuando se sigue una metodología de administración reconocida.

Existe, por lo menos, una docena de métodos de administración de proyectos disponibles. La mayoría de los proyectos se pueden administrar eficazmente siguiendo algunas de estas metodologías populares de administración de proyectos que siguen a continuación:

• Metodología Ágil.
• Metodología Scrum.
• Modelo de Cascada (Waterfall).
• Metodología Kanban.
• Metodología Scrumban.
• Método PRINCE2.
• Metodología Six Sigma.
• Método de la Ruta Crítica (CPM).
• Gestión por Cadena Crítica (CCPM).
• Metodología Lean.
• Guía PMBOK® del Project Management Institute (PMI).
• Método de Programación Extrema (XP).

¿Qué es la Metodología Ágil en la Administración de Proyectos?

La metodología ágil es un proceso en el que un proyecto se divide en varias fases con diferentes hitos. Este proceso implica una colaboración continua con las partes interesadas del proyecto y una mejora constante en cada etapa.

Los proyectos gestionados mediante este enfoque ágil tienen un 28% más de probabilidades de tener éxito. La guía paso a paso para la metodología ágil de gestión de proyectos incluye:

• Comprender el problema.
• Reunir el equipo adecuado.
• Construir un prototipo inicial.
• Decidir sobre los límites del proyecto.
• Planificar los hitos principales mediante una hoja de ruta.
• Planificar sprints.
• Realizar un seguimiento diario.
• Revisar el sprint.
• Planificar el próximo sprint.
• Finalización y entrega.

¿Qué es un Hito en la Administración de Proyectos?

Los hitos del proyecto son logros o la finalización de una fase importante en un proyecto. Sirven como puntos de control en la línea de tiempo del proyecto. Además, le ayudan a identificar fácilmente la etapa actual de su proyecto y cuánto falta para completarla.

Algunos factores a considerar al establecer hitos de proyecto incluyen:

• Alcance y complejidad
• Tiempo del proyecto
• Frecuencia
• Responsabilidad

¿Cómo alcanzar los Hitos del Proyecto?

Resuelva sus dudas y desafíos mientras trabaja en sus hitos actuales. Centrarse en el pasado solo evitará su progreso hacia el final del proyecto.

Para alcanzar sus hitos de proyecto, debe:

• Establecer una fecha límite realista.
• Establecer un marco de tiempo.
• Mantenerlos específicos.
• Tener un respaldo.
• Centrarse en el progreso.

Ciclo de Vida de la Gestión de Proyectos

Todos sabemos que un proyecto es una tarea que tiene un comienzo y un final definidos. Por lo tanto, es aún más importante tener un ciclo de vida bien definido. El ciclo de vida es útil para establecer puntos de entrada y salida transparentes y limitados en el tiempo en las etapas del proyecto.

La limitación de tiempo de las etapas garantiza que mantengamos el equilibrio entre las tres restricciones principales: ✔️ tiempo, ✔️ costo y ✔️ calidad.

El ciclo de vida de la administración de proyectos consta de 5 fases:

• Inicio del Proyecto
• Planificación del Proyecto
• Ejecución del Proyecto
• Monitoreo y Control del Proyecto
• Cierre del Proyecto

Cómo Convertirse en un Director de Proyecto Exitoso

Cuando ocurre una crisis, un Director de Proyecto de alto rendimiento debe estar preparado para responder. Desafortunadamente, esto a menudo no se ve como un movimiento proactivo.

Un buen Director de Proyecto se prepara para lo inesperado y toma medidas.

Entonces, ¿qué distingue a un Director de Proyecto eficiente?

• Comienza con el objetivo en mente.
• Realiza un seguimiento del tiempo.
• Gestiona problemas del proyecto.
• Comprende al equipo.
• Documenta todo.

La Mejor Herramienta de Administración de Proyectos

Existen más de 100 herramientas de administración de proyectos diferentes, algunas de las cuales están diseñadas para tareas específicas relacionadas con el tipo de proyecto.

Si bien algunas herramientas tienen capacidades más específicas, como ✔️ la gestión de tareas, ✔️ la programación de recursos o ✔️ la creación de diagramas de Gantt, la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos pueden manejar una variedad de otras tareas, como ✔️ la comunicación, ✔️ la creación de informes y ✔️ la gestión de requisitos.

Los criterios para encontrar la herramienta de administración de proyectos adecuada pueden variar según la empresa y es posible que desee comparar y elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos para su negocio.

En general, una buena herramienta de administración de proyectos se centra en las capacidades que le permiten avanzar en un proyecto. La gente tiende a preferir software más simple que ofrezca una mejor funcionalidad y facilidad de uso.

Más sobre la Gestión de Proyectos

Preguntas frecuentes relacionadas con la Administración de Proyectos