No recuerdo desde cuándo, quizás desde mi primer trabajo, en el año 2002, trabajo sentada en una computadora, muchas horas al día, sin tener casi ninguna tarea que no la involucre o que demande algún esfuerzo físico más que el tener que pararme cada cierto tiempo a estirar mis piernas y fijar la vista en un punto un poco más lejano.
Soy una trabajadora intelectual. Pero eso no es todo. También soy una persona que hace más de una tarea a la vez, me atrevo a decir que casi todo el día. He escuchado decir a profesionales del tema que las mujeres tenemos esa capacidad de hacer multitasking y que al hombre le cuesta más. Pero no se trata de hablar de diferencias de género. Se trata de saber cuán abusivo o no es hacer multitasking.
Cuando estudié acerca de educación y tecnología, aprendí que los “nativos digitales” están habituados a hacer varias cosas a la vez. Y que muchos de los que no lo somos, lo encontramos difícil de implementar, o no nos surge naturalmente. La verdad científica no la sabía, hasta que me topé con un artículo del Dr. Theo Compernolle que atrapó mi atención, llamado “Multitasking is brainabuse”. El Dr. Compernolle es consultor independiente internacional, coach ejecutivo, entrenador y conferencista. Su sitio web es www.compernolle.com.
El Dr. Compernolle asevera que hay 4 hábitos que desmejoran severamente la calidad del trabajo intelectual: la multitarea, el exceso de información, estar siempre conectados y el stress continuo (de bajo nivel). Asegura de los administradores del siglo XXI deben entender que la era de la administración de Taylor, de comando y control, ha terminado y que debemos aprender a sacar el correcto provecho del trabajador intelectual conociendo adecuadamente cómo funciona el cerebro humano. A un trabajador de la era industrial se le podía demandar un cierta cantidad de trabajo realizado al final del día, pero al trabajador intelectual sólo se le puede exigir que trabaje una cierta cantidad de horas y no será tan fácil medir su producción intelectual. No podemos exigirle tener al menos una idea creativa al día. Podemos sí generar un ambiente propicio donde la creatividad pueda surgir. Y este es el objetivo a cumplir de todo gerente o líder de grupos de trabajo.
Aquí entonces algunas de las afirmaciones del Dr. Compernolle:
Las razones por las que la multitarea no es aceptable:
- Una investigación de la Universidad de California encontró que un empleado medio pasa un promedio de 11 minutos en un proyecto antes de ser interrumpido. Si, once minutos. Luego de la distracción, le lleva 25 minutos volver a la tarea original, porque una distracción tiende a llevar a otra.
- ¡No puedes multi-trabajar y lo sabes! ¿Te gustaría ser operado por un cirujano que está multi-trabajando? ¿Te gustaría que el mecánico de tu auto esté multi-trabajando mientras está trabajando en tu automóvil? Hay una noticia buena y una noticia mala. La buena es que tu cerebro es realmente espectacular y puede ejecutar un millar de funciones al mismo tiempo. La mala es que tu cerebro consciente, que sólo recientemente ha aparecido en la evolución del ser humano, es todavía bastante primitivo, y sólo puede pensar en una cosa a la vez.
- Hacer multitarea es cambiar continua e ineficiente de tarea. La muy simple razón por la que no podemos hacer multitarea es que ¡nuestro cerebro consciente NO puede hacer multitarea! Ni siquiera el cerebro de las mujeres y de hecho, tampoco el cerebro de los más jóvenes. Si entendemos que hacer multitarea es cambiar de tarea en tarea continuamente, entendemos que cada vez que cambiamos estamos pagando un costo por ese cambio, que significa volver a contextualizarnos y cambiar el foco de atención y concentración hacia otro punto, sólo para volver a cambiarlo en muy poco tiempo.
- Investigaciones en laboratorio comprueban que el cerebro no puede realizar multitareas. Ya a comienzos de los años 90 se descubrió que incluso para tareas simples, cambiar de tarea ralentiza el tiempo de respuesta e incrementa los errores.
- Cuanto más tareas, o más complejas las tareas, o más diferentes los contextos de las tareas, y canto más rápido cambiemos de tareas, mayor es el costo que pagamos. Cambiar de una tarea conocida a una desconocida es todavía más costoso. Tu cerebro consciente necesita más tiempo y energía para cambiar d tarea. Necesitarás 3 a 4 veces para volver al nivel de concentración perdida luego de una interrupción de medio minuto. Supóngase que se pasa uno hora realizando una tarea. Si hubieron 10 interrupciones de un minuto, podrías pensar que perdiste 10 minutos. Pero no es así. Debido al costo que significa cambiar de contexto, en realidad perdiste media hora. Sólo el sonido de “Ping” que suena cuando llega un email causa la pérdida de 1,5 minutos de concentración.
- Altman y Gray explican que el set de trabajo está representado en nuestra memoria de trabajo. Esta memoria es como un archivo temporal donde una computadora almacena reglas y datos. Esta memoria es limitada. Más aún, está siendo sobrescrita todo el tiempo por nuevas tareas. Por lo tanto, si empezamos una tarea y luego cambiamos a otras muchas tareas, el set de trabajo más antiguo se sobrescribe con información de las tareas más recientes.
- En una reciente investigación. Charron y Koechlin descubrieron que cuando realizamos una tarea, los dos lóbulos frontales trabajan juntos. Cuando realizamos dos tareas, cada uno de los lóbulos frontales, derecho e izquierdo, realiza una tarea. Cuando realizamos una tercera tarea, una de las dos primeras tareas desaparece del cerebro.
- Cada vez que cambias de tarea, tienes que desconectarte mentalmente de la tarea 1 y conectarte a la tarea 2, lo que resulta en:
- Pérdida de tiempo: la multitarea lleva 4 veces más tiempo
- Pérdida de concentración
- Pérdida de precisión: cometemos más errores estúpidos
- Comportamiento no seguro
- El nivel de comunicación se vuelve malo, no escuchamos como debiéramos
- Nos ponemos rudos con otras personas
- Más stress
- Etc.
Hay una sola solución: realizar una sola tarea todo el tiempo que sea posible
Inicia una tarea única. Planifica. Protégete todo el tiempo de las interrupciones. Todos los dispositivos electrónicos tienen un modo de “protección cerebral”. No uses el programa de correos electrónicos cuando realizas un trabajo real.
Treinta minutos de trabajo ininterrumpido es 3 veces más eficiente que 3 trabajos de diez minutos. El trabajo ininterrumpido es 4 veces más eficiente si las tareas son complejas.
Empieza el día con trabajos reales. Ni siquiera pienses en abrir el correo electrónico antes de empezar a trabajar. Limita el tiempo de lectura de emails y correo de voz a ciertos momentos de día solamente. Si la empresa en la que trabajas no acepta esto, no aceptes este abuso intelectual contraproducente!!!
Un día antes, decide que trabajo importante real harás durante la mañana. Trabaja en ello en lapsos de al menos 30 minutos y si es una tarea realmente difícil o importante, dedícale lapsos de una hora. Finaliza con esa parte del trabajo y tómate un descanso corto, importante para que tu cerebro pueda intercambiar información desde la memoria de trabajo temporal, hacia la memoria. Esto te permitirá progresar en 10 a 15 tareas diarias. Y dado que poder progresar es lo que más motiva a las personas, esto te hará sentir mucho mejor y más conforme con el trabajo realizado.
Algunos ejecutivos que he entrenado se quejan de que las circunstancias y culturas en sus compañías no les permiten reducir su multitarea. Estas son sólo tontas excusas. Si piensas que realizar un trabajo a la vez se ha convertido en algo imposible en las organizaciones modernas, estás equivocado. Un excelente ejemplo es el trabajo de las enfermeras en el hospital Kaiser Foundation. Dese cuenta que hacer multitarea no es una buena idea mientras se administran 22 mil medicaciones al mes. Ellos desarrollan una rutina ANTI multitarea: se ponen un faja, se lavan las manos, toman la medicación, apagan los televisores o radios de los pacientes, encienden las luces, chequean dos veces la identidad del paciente, hablan sobre la medicación con ellos, se las administran, documentan la administración y se vuelven a lavar las manos antes de sacarse la faja. No está permitido molestar a las enfermeras mientras llevan puesta la faja o mientras estén paradas en la zona roja, frente al armario de los medicamentos. Ellos lo comparan con lo que hacen los pilotos de aviones, cuando hacen los chequeos pre vuelos.
El resultado de hacer una tarea a la vez es: 47% menos errores y 15% más rapidez.
Si sigues haciendo multitarea luego de haber leído este artículo:
- O no eres “muy inteligente”, para decirlo de forma educada,
- O eres neurótico, necesitas sentirte importante, necesitado, quieres dar buena impresión, tienes falta de confianza en ti mismo, eres complaciente, no tienes respeto por ti mismo, no tomas responsabilidades y culpas a otros, etc.; todos sentimientos que aumentan tu adicción.
- La única otra posibilidad es que tu compañía sufra de un severo Desorden Intelectual Corporativo. Si este es el caso y no eres el jefe, y no puedes protegerte de la locura que te circunda, renuncia y busca un ambiente de trabajo más saludable. Sigue el excelente ejemplo de las enfermeras del hospital de Kaiser.
¿Qué piensas al respecto? ¿Crees que puedes seguir estos consejos en este tiempo de sobreexposición a distintos estímulos en el ambiente laboral?
Muchas gracias al Dr. Compernolle por pemitir a Estr@tegia Magazine realizar una traducción parcial de su trabajo. Para acceder a él debes dirigirte a http://www.compernolle.com/.
