Onboarding: ¿Qué es? y ¿Cómo se lleva a cabo un buen proceso de onboarding?

Cuando una empresa incorpora a nuevos empleados, es esencial proporcionarles una experiencia de incorporación positiva y efectiva. El proceso de onboarding o incorporación juega un papel crucial en el éxito y la retención de los nuevos miembros del equipo.

En este artículo, exploraremos qué es el onboarding, por qué es importante para las empresas y cómo se puede crear el mejor proceso de onboarding. También destacaremos cómo, por ejemplo, un software puede mejorar este proceso en el área de recursos humanos. Pero primero, veamos más en profundidad ¿Qué es el onboarding?

Importancia del onboarding para las empresas

El éxito de una empresa no solo se basa en sus productos o servicios, sino también en las personas que la componen. Cuando una organización incorpora nuevos empleados, es esencial proporcionarles una experiencia de incorporación efectiva y acogedora, un proceso clave para integrar a los nuevos miembros del equipo en la estructura y cultura de la empresa.

Desde la ✔ integración exitosa y la ✔ retención del talento hasta el ✔ aumento de la productividad y el ✔ fortalecimiento de la cultura organizacional, el onboarding desempeña un papel fundamental en el desarrollo de una fuerza laboral sólida y comprometida.

Veamos en los siguientes cuatro puntos, la importancia del onboarding para las empresas y cómo puede contribuir a su éxito a largo plazo.

1. Integración exitosa: El onboarding eficaz ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos y valorados desde el primer día. Esto contribuye a su integración exitosa en el equipo y la organización en general.
2. Reducción de la rotación de personal: Un proceso de onboarding sólido puede ayudar a retener a los nuevos empleados a largo plazo. Cuando los empleados se sienten apoyados y comprometidos desde el principio, es más probable que se queden en la empresa a largo plazo.
3. Aumento de la productividad: Al proporcionar a los nuevos empleados la capacitación y la información necesarias para llevar a cabo sus responsabilidades de manera efectiva, el onboarding contribuye a un aumento de la productividad en menos tiempo.
4. Creación de una cultura organizacional sólida: El onboarding bien diseñado permite que los nuevos empleados comprendan y adopten la cultura, los valores y los objetivos de la empresa. Esto ayuda a fomentar un sentido de pertenencia y cohesión en el equipo.

¿Cómo crear el mejor proceso de onboarding?

Cuando una empresa se expande y trae e incorpora nuevos talentos, es fundamental asegurarse de que estos nuevos empleados se integren de manera efectiva en la organización. Un proceso de onboarding bien diseñado y ejecutado puede marcar la diferencia en la experiencia y el rendimiento de los nuevos miembros del equipo.

Desde la ✔ planificación anticipada y la ✔ personalización hasta la ✔ orientación detallada y el ✔ apoyo y ✔ evaluación continua, cada paso es crucial para establecer una base sólida y facilitar la adaptación de los empleados a su nuevo entorno laboral.

A través de un enfoque cuidadoso y estratégico, las empresas pueden maximizar el potencial de sus nuevos talentos y fortalecer su fuerza laboral a largo plazo. Veamos cada uno de los puntos.

1. Planificación anticipada: Un buen proceso de onboarding comienza antes de que el nuevo empleado se una a la empresa. Es esencial planificar con anticipación y tener todos los recursos necesarios preparados, como material de bienvenida, manuales de empleados y un plan de capacitación.
2. Personalización: Cada nuevo empleado es único y tiene necesidades individuales. Personalizar el proceso de onboarding según las responsabilidades del puesto y las habilidades del empleado puede ayudar a que se sienta valorado y comprendido desde el primer día.
3. Orientación detallada: Proporcionar una orientación exhaustiva ayuda a los nuevos empleados a comprender mejor su papel, las políticas de la empresa, las expectativas y las normas de trabajo. Esto puede incluir presentaciones, reuniones con los miembros del equipo y la entrega de información escrita.
4. Mentoría y apoyo: Asignar un mentor o un compañero experimentado al nuevo empleado puede ser beneficioso para su proceso de incorporación. El mentor puede brindar orientación, responder preguntas y ayudar al nuevo empleado a establecer relaciones laborales más rápidamente.
5. Evaluación continua: El proceso de onboarding no debe ser solo una experiencia de un solo día. Es importante realizar un seguimiento regular con los nuevos empleados para evaluar su progreso, abordar cualquier inquietud o dificultad, y brindarles el apoyo continuo que necesitan.

Importancia de los software de recursos humanos en el onboarding

El uso de un software de recursos humanos puede facilitar y mejorar el proceso de onboarding para esta área. Estas herramientas pueden ayudar a automatizar tareas administrativas, como la recopilación y gestión de documentos, la creación de perfiles de empleados y la programación de actividades de capacitación.

Además, algunos software de ERP suelen contar con módulos específicos para el onboarding dentro del subsistema de recursos humanos, que permiten a los gerentes y al personal de recursos humanos crear y seguir fácilmente los planes de incorporación, asignar tareas, dar seguimiento al progreso de los nuevos empleados y recopilar retroalimentación.

Al aprovechar la tecnología de recursos humanos, las empresas pueden agilizar y mejorar el proceso de onboarding, reducir la carga administrativa y brindar una experiencia más eficiente y atractiva para los nuevos empleados.

Ventajas y características del software de onboarding

Algunas de las ventajas y características clave de utilizar software de onboarding son las siguientes:

1. Seguimiento y visibilidad: El software de onboarding permite a los colaboradores ver todas sus actividades en todo momento. Esto es especialmente útil, ya que proporciona claridad sobre qué hacer durante los primeros días y cuáles son las tareas que deben completar. Además, pueden conocer el estado de las tareas finalizadas, lo que les ayuda a tener un seguimiento efectivo de su progreso.
2. Tareas personalizadas: Con el software de onboarding, es posible crear tareas personalizadas para cada ingreso. Esto implica que las descripciones de las tareas pueden ser adaptadas a las necesidades específicas de cada colaborador. Además, el software puede incluir elementos multimedia, como videos y fotos, así como la posibilidad de descargar documentos o enlazar enlaces relevantes. Asignar un responsable, plazos y prioridades para cada tarea garantiza que se cumplan en tiempo y forma, lo que contribuye a una experiencia de incorporación efectiva y bien estructurada.
3. Generación de una cultura de onboarding: El software de onboarding ayuda a crear y fomentar una cultura de onboarding en la organización. Esto implica establecer un período dedicado para que los nuevos colaboradores conozcan, hagan preguntas y comprendan todos los aspectos relevantes de la empresa. Al proporcionar a los nuevos empleados un tiempo establecido para familiarizarse con la cultura organizacional, estarán mejor preparados para dar lo mejor de sí mismos y alinearse con los valores y objetivos de la empresa.
4. Seguimiento del progreso: El software de onboarding permite un seguimiento continuo y un monitoreo del progreso de cada colaborador en su proceso de incorporación. Esto significa que los responsables de recursos humanos y los gerentes pueden acompañar y supervisar el avance de los nuevos empleados desde la plataforma. Tener una visibilidad clara del estado de cada etapa del onboarding es fundamental para garantizar que se cumpla en su totalidad y que el colaborador reciba el apoyo necesario en cada etapa del proceso.

En conclusión

Un buen proceso de onboarding es fundamental para el éxito de los nuevos empleados y para el crecimiento de las empresas. Al proporcionar una experiencia de incorporación positiva, personalizada y bien estructurada, las organizaciones pueden retener talento, aumentar la productividad y fortalecer su cultura corporativa.
Además, la implementación de un software de recursos humanos puede optimizar aún más el proceso de onboarding al automatizar tareas y proporcionar herramientas específicas para su gestión. Recordemos que el onboarding no es solo una formalidad, sino una oportunidad para establecer bases sólidas y duraderas en la relación entre el empleado y la empresa.