Tomar Decisiones Efectivas. Una Cuestión Planificada

Una de las tantas exigencias que impone el rol de empresario es la de tomar decisiones de manera constante, pero habitualmente son muy pocos los que se detienen a considerar el proceso secuencial y sistemático que esto impone a fin de conseguir realmente efectividad a través de la decisión tomada.

Peter Drucker, en su libro «La decisión efectiva» refiriéndose a este tema recuerda:

«Una decisión, para cumplir con la característica de ser efectiva, debe ser el resultado de un proceso sistemático, con elementos definidos que se manejan en una secuencia de pasos precisos.»

No tener presente esta sentencia puede llevar al empresario a perder de vista ciertas cuestiones importantes del problema a tratar y de las posibles alternativas de solución, o si estas son o no adecuadas a las necesidades de la empresa.

Secuencia en la toma de decisiones

Conforme a la propuesta de Peter Drucker, todos los empresarios deberían seguir una secuencia sistemática para la toma de decisiones en sus empresas. Este experto de fama internacional sugiere el siguiente orden secuencial:

  • a) Clasificación del problema.
  • b) Su definición y delimitación.
  • c) Especificar las condiciones que deben cumplir las posibles soluciones.
  • d) Tomar la decisión.
  • e) Llevarla a cabo en la realidad (ejecutarla) y controlar su ejecución y,
  • f) Retroalimentar la información obtenida.

El cumplimiento serio y sistemático de esta planificación, le garantiza, en cierta manera y en un alto porcentaje, al empresario, una real y cierta efectividad en la toma de decisiones empresariales.

Clasificación de los problemas

Quizás el paso más difícil sea el primero ya que hay que contar con cierta experiencia para reconocer y clasificar el problema. El empresario puede encontrarse ante un problema nuevo – no imaginado – o ante un problema genérico de características tanto generales como individuales.

Se podrían clasificar los problemas en cuatro (4) tipos:

  1. General – General: Un acontecimiento genérico que podría generarse o reconocerse en cualquier empresa y al que no se le reconoce ninguna característica particular por haber sucedido en «esa empresa» por lo que se debería hablar de «adoptar decisiones efectivas».
  2. General – Individual: Son acontecimientos únicos para la empresa en cuestión pero de hecho son genéricos. En estas circunstancias, si bien existen reglas o principios generales, se deberá recurrir a experiencias de otros entes, tomándolas como base a fin de tomar las medidas efectivas que correspondan para ese caso individual. Se podría hablar de «adaptar decisiones efectivas».
  3. Individual – Excepcional: Problemas que llegan a suceder en forma verdaderamente excepcional por lo que deben recibir un tratamiento individual y especial.:
  4. Inéditos: Problemas nuevos, no imaginados, pero que una gran mayoría de casos se tratarían de la primer presentación de un problema «General – General» nuevo.

Tablas sistematizadoras de información

Es conveniente fijar una regla, política o principio que sea aplicable a la mayoría de las decisiones de inicio referidas a los problemas genéricos, que deberían ser documentadas mediante tablas sistematizadoras de información.

Si de esta manera se determina un sistema adecuado para iniciar el camino hacia la toma de una decisión efectiva, las distintas manifestaciones de los problemas o por lo menos la gran mayoría, podrían solucionarse en forma estandarizada, adaptando dicha regla general a cada caso concreto.

Los problemas excepcionales o inéditos deben ser tratados individualmente, puesto que no puede formularse un principio general que los solucione. Es el empresario quien en estos casos decide y aplica los criterios, la evaluación y los puntos de vista para la correcta decisión que lleve a una efectiva solución del problema.

En su defecto, un error en la categorización del problema podría llevar a la toma de una decisión errónea y por ende, nada efectiva.

A fin de llegar a una decisión que sea efectiva es indispensable realizar una adecuada clasificación del problema a considerar.

Definir y delimitar el problema

Algo similar puede suceder al intentar definir el problema a tratar. A fin de evitar caer en una definición razonable pero incompleta de un problema, es indispensable que la misma sea revisada repetidamente.

Es muy importante que al definir el problema se dirija la atención a los hechos o circunstancias atípicas que ocurren paralelamente; el empresario debe constatar que la definición adoptada explique todos y cada uno de los hechos observados, por lo que deberá comprobar si esto ocurre de ese modo en la realidad y en caso de presentarse otro acontecimiento atípico, deberá redefinirse el problema.

«El mayor riesgo no radica en definir equivocadamente el contenido del problema, sino hacerlo de manera incompleta.» (P. Drucker)

Después de haber recopilado suficiente información y confeccionado una corta lista de opciones posibles en cuanto a la especificación de las respuestas se refiere, falta elegir la mejor; muchas veces al llegar a este estado de cosas, ya se tiene claro cuál es la decisión idónea a tomar. O en su defecto, es muy probable que el empresario se haya inclinado, a lo sumo, por dos o tres de las opciones y haya descartado el resto.

Es necesario establecer las metas mínimas a alcanzar y las condiciones que debe satisfacer la decisión a tomar, por lo que, para que una decisión sea efectiva debe respetar estas condiciones límite.

La Respuesta

Se debe tener presente de antemano que respuesta se busca conseguir al tomar una determinada decisión ya que de otro modo, aún tomando una decisión en principio efectivamente correcta, esta podría terminar siendo incorrecta a causa de un posterior cambio de los objetivos pretendidos, lo cual no sucedería si estos objetivos se hallan claramente especificados antes de tomar la decisión.

La Toma de Decisión

Se debe poner especial atención a fin de que la decisión a tomar no sea de las muchas «aceptables» que van a surgir al no cumplir estrictamente con las condiciones y objetivos fijados, si no que, por el contrario, la decisión tomada sea la «adecuada» para los parámetros establecidos a fin de conseguir los objetivos buscados.

En otras palabras, se debe priorizar lo adecuado para alcanzar satisfactoriamente los objetivos perseguidos, y después considerar qué otras concesiones serían necesarias otorgar para que la decisión resulte aceptable.

Por lo tanto, para una correcta toma de decisiones de nada sirve comenzar desde lo que podría ser aceptable, porque de cualquier manera habrá que hacer concesiones y a la vez podría perderse la oportunidad de tomar una decisión efectiva.

Otra de las cuestiones que debe considerarse al tomar una decisión y que tiene mucho que ver con su efectividad final es establecer la manera en que ha de llevarse a cabo la concreción de la decisión. Hay que preguntarse: ¿quién – quienes? ¿qué? ¿cuándo? ¿dónde? ¿cómo? ¿con qué?

Es necesario determinar:

  • Quienes deben conocer la decisión.
  • Qué medidas deben tomarse.
  • Quién debe tomarlas.
  • En qué consiste la actividad.
  • De qué manera deben ejecutarla.
  • Quienes pueden hacerla.
  • Dónde deben hacerla.
  • Con qué recursos pueden o deben hacerla.

Es importante tener en cuenta que la actividad a desarrollar debe ser adecuada a la capacidad de las personas que habrán de ejecutarla; y que es indispensable que las personas que participen en dicha ejecución se comprometan realmente con ella.

Control y Evaluación

A fin de determinar si las suposiciones que se tuvieron en cuenta al planificar una toma de decisión fueron las correctas, se hace indispensable comprobar la validez y efectividad de la decisión ante el curso real de los acontecimientos. Esto se realiza con la información proporcionada por las pruebas y comparaciones con la realidad que deben efectuarse sobre la expectativa que representa la decisión en sí misma, todo lo cual debe ser considerado bajo el concepto de que:

«la realidad cambia constantemente y que cualquier decisión, aun la más efectiva, terminará siendo obsoleta con el transcurso del tiempo».

Peter Drucker

Hay que valorar riesgos y ventajas; también fijarse con mayor atención en las consecuencias de cada opción. No solo a lo que podría ocurrir en el peor o el mejor de los casos sino a las posibilidades internas. El análisis de las consecuencias no se centra en las posibilidades sino en resultados contrastados.

Hay que pensar en todas las áreas en las que pueden producirse consecuencias. Por ejemplo, puede haber consecuencias:

  • para la empresa.
  • para el departamento.
  • a quién tome la decisión.
  • en relación al presupuesto.
  • en relación a los planes de producción.

No hay que olvidar las consecuencias emocionales ya que si se es consciente de que la decisión puede afectar a alguien, se lo debe tener presente.

Se debe planificar sobre la base de lo se tiene certeza que ocurrirá y no sobre lo que se piensa que podría pasar.

Hay que centrarse en las consecuencias directas y seguras que tendrá la decisión y realizar las previsiones que cada caso requiera.

Conclusión

Toda decisión implica cierto componente de incertidumbre. Si se pretende esperar hasta obtener una garantía total nunca se tomará una decisión. Esto puede resultar tan nefasto como lo que tema que pueda ocurrir si escoge la opción incorrecta.

Procure obtener el máximo de garantías a través de una adecuada y concienzuda planificación pero siempre dentro de lo razonable y, luego, tome la decisión que considere será efectiva para su organización.

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