La Consultoría Externa como herramienta de mejora en la PyME

En este artículo vamos a ver la importancia, principalmente para una pequeña y mediana empresa (PyME) de realizar una consultoría externa. Cabe destacar que el proceso de consultoría en una organización es extremadamente útil ya que las empresas precisan constantemente mejorar su desempeño, su productividad, ajustar su orientación estratégica y desarrollar planes de acción para lograr sus objetivos.

En este sentido es importante agregar que siempre es necesario innovar y agregar valor a los servicios y productos que ofrece la empresa, proporcionando mejoras en los procesos internos como en los más diversos aspectos internos y externos, aunque se trate de una pequeña organización.

¿Para qué se necesita de una Consultoría Externa?

En principio, se necesita de la Consultoría Externa para tomar las decisiones correctas, una vez contrastada la veracidad de la información recibida y cómo incide esta en la evolución de la empresa.

La consultoría representa en sí una ventaja por ser una visión externa actuando sobre la empresa. A su vez, nos permite tener una percepción más crítica de la realidad. Las personas que están integradas a la operación diaria y tradicional de la empresa, sea por rutina o por costumbre, dejan de percibir espacios y momentos fundamentales que bien explorados son los que consolidan el éxito y el crecimiento de la PyME.

Los consultores suelen generar discusiones que sirven de estímulo a los responsables de la toma de decisiones de las empresas para pensar, reflexionar y encontrar soluciones conjuntas. Sin embargo, aunque contratar un servicio de consultoría externa representa diversas ventajas, también exige algunos cuidados que debemos tener en cuenta.

Aunque el volumen de información comercial con que puedan contar los empleados responsables puede contribuir a optimizar los logros que se pretenden, el servicio de información interno se debe complementar con el asesoramiento externo, que suele tener una visión más global y más orientada a la competencia.

¿A qué se considera Consultoría Externa?

Aunque las fuentes de asesoramiento externo son variadas e incluyen a los consultores empresariales, las empresas de auditoría, la administración pública, los asesores contables, financieros, fiscales, jurídicos, etc., de lo que nos vamos a ocupar en este artículo es principalmente de la consultoría externa.

La Consultoría Externa es un servicio de ayuda a los administradores o a los encargados de la toma de decisiones, prestada por técnicos externos especialistas, a la cual recurren todo tipo de empresas, tanto grandes como PyMEs, con el fin de encontrar soluciones a problemas ya sean de negocio, procesos o procedimiento, de conocimientos, estratégicos, etc., o simplemente con el objetivo de mejorar, aumentar el rendimiento y/o ser más eficientes.

El propósito de la consultoría es el de ayudar a las empresas a identificar los problemas, crear un diagnóstico de la situación y elegir, junto con la administración, los cambios necesarios para aumentar su competitividad y rentabilidad de forma sostenible.

Por ejemplo, según el especialista Íñigo Campos, de DND Consultoría .es, expertos en publicidad y marketing para dentistas y clínicas dentales: “Resulta muy complicado cambiar los procesos de trabajo a los que estamos habituados y que forman parte de nuestra rutina diaria. Pero muchos doctores se dan cuenta de que necesitan una transformación, un punto y aparte que les permita seguir trabajando, pero de una forma más eficiente”.

Entonces, el rol del consultor será mejorar la capacidad inherente de adaptación y cambio, lograr la integración interna de la empresa, por más pequeña que sea, para garantizar su efectividad. Fijará responsabilidades, objetivos y medios internos para realizarlos.

Su labor implica acompañar a los involucrados y enseñarles los nuevos procedimientos pero no dar directivas, por lo tanto si los administradores no implementan estas nuevas técnicas, difícilmente se generarán cambios en la empresa.

El principal objetivo del modelo de consultoría se basa en ayudar a las empresas a diagnosticar sus problemas y orientarlas en saber qué tipo de ayuda deben obtener según sus necesidades. Que aprendan a administrar sus propias fortalezas y debilidades, y a evaluar las alternativas propuestas por la consultoría externa para poder tomar las decisiones correctas.

¿Cuál es el rol del Consultor Externo?

El consultor externo puede ofrecer todas sus habilidades y conocimientos para poder otorgar un mayor valor a la empresa. Se enfrenta así a diferentes situaciones según las distintas solicitudes que realizan las organizaciones. En función de esto, y aunque no son los únicos, el consultor cumple diferentes roles:

• Informante: provee de conocimientos del exterior y para aplicarlos en conjunto con la información que posee la empresa.
• Especialista: el consultor puede ser un generalista o, en algunos casos, un especialista en un área específica. El ejemplo es el de una empresa de consultoría que se especializa en clínicas dentales.
• Identificador de vínculos comerciales: en este caso, el consultor tiene la habilidad de reconocer otras asociaciones u organizaciones que puedan colaborar con la concreción del proyecto que tiene la empresa.
• Dictaminador: un consultor se puede presentar como un agente neutral e independiente para la empresa, de forma tal de actuar sin ningún tipo de interés de partes ante una decisión que se deba tomar.
• Investigador: se debe encargar de la recolección de la información, tanto interna como externa, que se necesita para poder brindar un correcto asesoramiento. Se podría decir así, que es el rol principal o inicial de cualquier consultor externo. 
• Diseñador de propuestas: una vez cumplido de manera satisfactoria el rol anterior, el consultor conoce de manera acabada las necesidades y recursos con los que cuenta la empresa para diseñar las propuestas de solución a medida del cliente.
• Identificador de mejoras: el consultor debe ser capaz de detectar los cambios necesarios en los sistemas y métodos para lograr una mayor eficiencia en los procesos.
• Planificador y gestor de los cambios: el consultor externo actúa de mediador para ayudar a vencer la resistencia a los cambios necesarios por parte de las personas involucradas. Debe planear y adaptar estos cambios de la mejor forma posible.
• Capacitador: mediante cursos, entrenamientos, talleres, etc., enseñan a los directivos y el personal sobre los cambios necesarios para realizar las mejoras.
• Asesor personal: en algún punto se convierten en un asesor personal, porque su trabajo se basa en lograr una relación estrecha, de confianza y respeto, entre el consultor y el cliente.

Algunos tips para llevar a cabo una consultoría externa exitosa

A continuación, algunos tips y consejos que debemos tener en cuenta para que el trabajo de la consultoría externa sea llevada a cabo con éxito y sea de utilidad para la empresa.

1. En primer lugar, reflexione sobre los motivos que indican la necesidad de contratar una consultoría. A su vez, tenga claridad de sus objetivos con la consultora pues así deberá exponer con transparencia la intimidad de su empresa ante el consultor y juntos direccionar los trabajos.
2. Es importante saber cuál es la dirección del proyecto, la idea principal y también, en caso de gestionar algún tipo de actividad, tener los presupuestos y la documentación a mano para no perder tiempo en los procesos de consultoría.
3. Solamente decida la contratación si usted estuviera dispuesto a trabajar junto a los consultores en la planificación y toma de decisiones, así como también en movilizar toda la empresa y recursos necesarios en este proceso. Si no está dispuesto a realizar las tareas en conjunto, aceptar las soluciones, aplicaciones diversas, modificaciones y demás, no es conveniente realizar este tipo de tarea.
4. Reflexione a su vez si su empresa está realmente dispuesta a realizar algún tipo de actividad en conjunto, ya que no realizarla o no tener la innovación o los procesos necesarios para hacerlo, implican una modificación del trato con la empresa de consultoría que, en definitiva, interfiere en todo el proceso.
5. Es relevante que no se le mienta al consultor. Esté dispuesto a abrirse a las propuestas realizadas, dé la documentación precisa y a su vez no mienta sobre diferentes informaciones que puedan perjudicar el proceso del proyecto a desarrollar.
6. Si tiene algún tipo de deuda, algún tipo de dificultad y usted no la dice de antemano, seguramente será imposible poder resolver ese inconveniente, ya que al momento de realizar la propuesta final, nos encontraremos con una traba que no estaba clara desde el principio y por ende no facilitará el proceso de desarrollo.
7. El hecho de mentir u ocultar la información suele llevar a un empeoramiento de la relación entre las partes, ya que se suele culpar al consultor del fracaso de la gestión, cuando realmente no hubo predisposición por parte de la empresa.

Conclusión

Recuerde que el consultor es un catalizador de cambios que propone ideas y las discute, a su vez, enriquece, argumenta y enseña a la empresa cliente para que camine con solvencia por sus propios medios.

El trabajo de un consultor tendrá resultados positivos, solamente si fuera el fruto de una acción conjunta armónica y sustentable, lo que debería evitar sorpresas en el momento de la o las propuestas finales.

Fuentes:

• “La consultoría externa como una herramienta para el desarrollo organizacional en una PyME” Trabajo final, Antonella Gómez, Melina Gomez y Lara Maidana. Carrera de Licenciatura en administración y gestión empresarial. UNSAM.
• Enciclopedia Práctica de la Pequeña y Mediana Empresa. Editorial Océano / Centrum.